Über die Vorgänge im Wahlraum, vom Beginn des Zulassungsverfahrens der Wahlbriefe bis hin zur Ermittlung und Feststellung des Briefwahlergebnisses am Abend, muss der Schriftführer eine Wahlniederschrift fertigen. Die Niederschrift liegt dem Wahlvorstand am Wahltag - zusammen mit den übrigen Wahlunterlagen - vor. Sie ist vom Schriftführer auszufüllen. Neben einigen systemseitigen Einträgen (Namen der Wahlvorstandsmitglieder, Reihenfolge der Parteien auf dem Stimmzettel) kann der Schriftführer viele Einträge bereits parallel zum Zulassungsverfahren in die Niederschrift eintragen (z. B. Änderungen bei den Wahlvorstandsmitgliedern, Anzahl der roten Wahlbriefe).
Als Orientierungshilfe ist in einigen Kommunen auch eine Muster-Niederschrift beigefügt, die auf die wichtigsten Angaben hinweist und als Orientierungshilfe herangezogen werden sollte.
Ganz wichtig:
Alle Mitglieder des Briefwahlvorstandes müssen die Wahlniederschrift unterschreiben. Mit der Unterschrift wird die Wahlniederschrift genehmigt und damit die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl bestätigt. Verweigert ein Mitglied die Unterschrift, ist der Grund hierfür in der Wahlniederschrift zu vermerken.
